Mehedi Hasan Khan / মে 12, 2020
তথ্যপ্রযুক্তির এই যুগে যোগাযোগের ক্ষেত্রে ইমেইল এর প্রয়োজনীয়তা এবং কার্যকারিতা আমাদের ধারণার চেয়েও বেশি। প্রফেশনাল ওয়ার্ল্ডে আপনি বারবার হোঁচট খাবেন যদি ইমেইল লেখার দক্ষতাটা আপনার আয়ত্ত্বে না থাকে। কারণ ইমেইলের মাধ্যমেই আপনি অন্য কোনো কোম্পানির সাথে ডিল করবেন, ক্লায়েন্ট হ্যান্ডেল করবেন, উচ্চশিক্ষার ক্ষেত্রে প্রফেসরদের সাথে যোগাযোগ করবেন। সুতরাং professional email লিখতে পারাটা নিঃসন্দেহে বড় একটি দক্ষতা।
পাঠক, চলুন তাহলে একনজরে দেখে আসি প্রফেশনাল ইমেইল লিখার সকল খুঁটিনাটি।
আপনার email address রিডারকে ফার্স্ট ইমপ্রেশন দিবে। তাই এটি প্রফেশনাল হওয়াটা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
ইমেইল এড্রেসে আপনি আপনার সংক্ষিপ্ত নাম ইউজ করতে পারেন অথবা আপনাকে আইডেন্টিফাই করা যায় এমনকিছু। এড্রেসটি ছোট হওয়া ভালো। আপনি এতে আপনার কোম্পানি বা শিক্ষাপ্রতিষ্ঠানের সংক্ষিপ্ত নাম ইউজ করতে পারেন।যেমনঃ [email protected]
সর্বপরি, আপনি আপনার ইমেইল এড্রেসে একটা প্রফেশনাল লুক নিয়ে আসবেন যেটা আপনার রিডারকে একটা গুড ইমপ্রেশন দিবে।
একটি প্রফেশনাল ইমেইলে চারটা বেসিক পার্ট থাকা আবশ্যক।
এই চারটা পার্টের কার্যকরী সমন্বয়ে আপনি একটি ওয়েল অর্গানাইজড প্রফেশনাল ইমেইল লিখতে পারবেন।
আমরা অনেক সময় সাবজেক্ট লাইন ফাঁকা রেখে দিয়ে মেইন টেক্সটে সবকিছু লিখে দেই। এটা একেবারেই করা যাবেনা। একটা ক্লিয়ার সাবজেক্ট লাইন লিখতে হবে সর্বোচ্চ ৪০-৫০ অ্যালফাবেটের যেটা থেকে ইমেইলের উদ্দেশ্য স্পষ্টভাবে বুঝা যায়।সাবজেক্ট লাইনে Dear Hasan/ Good Morning এসব লিখলে ইমেইলের উদ্দেশ্য বুঝা যায়না। তাই এসব লেখা যাবেনা।
ধরুন আপনি অনলাইনে একটা সেলফোন অর্ডার করেছেন। কোনো কারণবসত এখন আপনাকে অর্ডারটা ক্যান্সেল করতে হবে। সেক্ষেত্রে আপনার সাবজেক্ট লাইনটা হতে পারে “Cancelling My Order” অথবা “Cancellation of My Order”। লক্ষ্য করে দেখুন, এই সাবজেক্ট লাইন পড়ে আপনি রাইটারের উদ্দেশ্যটা স্পষ্টভাবে বুঝতে পারছেন। আপনার রিডার হয়তো ইমেইলটা মোবাইলে চেক করবেন। সেক্ষেত্রে আপনি যদি বড়সড় একটা সাবজেক্ট লাইন লিখেন, আপনার রিডার কিন্তু পুরোটা দেখতে পাবেনা ফোনের স্ক্রিনে। তাই উদ্দেশ্য স্পষ্টভাবে বুঝানোর পাশাপাশি সাবজেক্ট লাইনটা ছোটও রাখা উচিত।
প্রফেশনাল ইমেইলের greetings টা ফরমাল হতে হবে।
এই পার্টে আপনার মেইন ম্যাসেজটা থাকবে।
এটাই শেষ পার্ট এবং এটা শর্ট & সিম্পল রাখতে হবে। আপনি “Regards” অথবা “Best Regards” ব্যবহার করতে পারেন। প্রফেশনাল ইমেইলে এই দুটোতেই হয়ে যাবে।
তারপর নিচে আপনার সিগনেচার দিবেন(নাম)। এর নিচে কনট্যাক্ট নাম্বার। সুতরাং closing এর স্ট্রাকচারটা দাঁড়াবে অনেকটা এরকম-
Mehedi Hasan Khan
Contact Number/ Fax Number
লিখা শেষ হয়ে গেলেই সাথে সাথে সেন্ড করে দিবেন না। অবশ্যই এবং অবশ্যই পুরো লেখাটা আবার পড়ে দেখবেন। গ্রামারটিক্যাল ভুল একদমই করা যাবেনা। Punctuation, Capitalization ঠিক রাখতে হবে।
পাঠক, আজকে এ পর্যন্তই। এতক্ষণ ধৈর্য ধরে লিখাটা পড়ার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। আশা করি এখন আপনি খুব সহজেই একটি Professional Email লিখতে পারবেন।
Additional Resources-
FILED UNDER :অন্যান্য , তথ্যপ্রযুক্তি
Comments are closed.
Comments
Ridita says
This seems too much informative, I think that will help me a lot & I’ll definitely apply this at the time of writing a professional email.
Mehedi Hasan Khan says
Thanks a lot @ridita
সুমন আলী says
ঠিক এমন দিন গুলা দেখার ই আশা করছিলাম যে তোর লেখা গুলা ভালো কিছু জায়গায় স্বীকৃতি পাবে। অবসর সময় টাকে কাজে লাগায়ে আরও প্রফেশনাল ওয়ে ওঠ। ভালোবাসা ও দোয়া ❤
Mehedi Hasan Khan says
ধন্যবাদ সুমন ভাই 😍
Robiullah says
লেখাটা অসাধারণ। পয়েন্ট গুলা গুরুত্বপূর্ণ ছিলো এবং প্রতিটা পয়েন্ট উদাহরণ দিয়ে বুঝানোর জন্য ধন্যবাদ। আশাকরি এমন আরো অনেক পোস্ট পাবো……
Mehedi Hasan Khan says
Thank you Robiullah.
tasnim says
লেখাটা অনেক কাজে লাগবে। এখান থেকে শিখলাম, “সেল্ফ ব্লেমিং” এর ব্যাপারটা। এটা ফরমালিটির মধ্যে পড়লেও কখনো সেভাবে চিন্তা করিনি। তাই ধন্যবাদ আপনাকে।
Mehedi Hasan Khan says
My pleasure Tasnim.
Nargis says
Well organised article. Great.