তথ্যপ্রযুক্তির এই যুগে যোগাযোগের ক্ষেত্রে ইমেইল এর প্রয়োজনীয়তা এবং কার্যকারিতা আমাদের ধারণার চেয়েও বেশি। প্রফেশনাল ওয়ার্ল্ডে আপনি বারবার হোঁচট খাবেন যদি ইমেইল লেখার দক্ষতাটা আপনার আয়ত্ত্বে না থাকে। কারণ ইমেইলের মাধ্যমেই আপনি অন্য কোনো কোম্পানির সাথে ডিল করবেন, ক্লায়েন্ট হ্যান্ডেল করবেন, উচ্চশিক্ষার ক্ষেত্রে প্রফেসরদের সাথে যোগাযোগ করবেন। সুতরাং professional email লিখতে পারাটা নিঃসন্দেহে বড় একটি দক্ষতা। 

পাঠক, চলুন তাহলে একনজরে দেখে আসি প্রফেশনাল ইমেইল লিখার সকল খুঁটিনাটি।

প্রফেশনাল ইমেইল এড্রেস এর আউটলুক:

আপনার email address রিডারকে ফার্স্ট ইমপ্রেশন দিবে। তাই এটি প্রফেশনাল হওয়াটা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

ইমেইল এড্রেসে আপনি আপনার সংক্ষিপ্ত নাম ইউজ করতে পারেন অথবা আপনাকে আইডেন্টিফাই করা যায় এমনকিছু। এড্রেসটি ছোট হওয়া ভালো। আপনি এতে আপনার কোম্পানি বা শিক্ষাপ্রতিষ্ঠানের সংক্ষিপ্ত নাম ইউজ করতে পারেন।যেমনঃ [email protected]

সর্বপরি, আপনি আপনার ইমেইল এড্রেসে একটা প্রফেশনাল লুক নিয়ে আসবেন যেটা আপনার রিডারকে একটা গুড ইমপ্রেশন দিবে।

প্রফেশনাল ইমেইল এর বেসিক স্ট্রাকচার:

একটি প্রফেশনাল ইমেইলে চারটা বেসিক পার্ট থাকা আবশ্যক।

• Subject line
• Greetings
• Main Text
• Closing & Signature

এই চারটা পার্টের কার্যকরী সমন্বয়ে আপনি একটি ওয়েল অর্গানাইজড প্রফেশনাল ইমেইল লিখতে পারবেন।

Subject Line:

আমরা অনেক সময় সাবজেক্ট লাইন ফাঁকা রেখে দিয়ে মেইন টেক্সটে সবকিছু লিখে দেই। এটা একেবারেই করা যাবেনা। একটা ক্লিয়ার সাবজেক্ট লাইন লিখতে হবে সর্বোচ্চ ৪০-৫০ অ্যালফাবেটের যেটা থেকে ইমেইলের উদ্দেশ্য স্পষ্টভাবে বুঝা যায়।সাবজেক্ট লাইনে Dear Hasan/ Good Morning এসব লিখলে ইমেইলের উদ্দেশ্য বুঝা যায়না। তাই এসব লেখা যাবেনা।

ধরুন আপনি অনলাইনে একটা সেলফোন অর্ডার করেছেন। কোনো কারণবসত এখন আপনাকে অর্ডারটা ক্যান্সেল করতে হবে। সেক্ষেত্রে আপনার সাবজেক্ট লাইনটা হতে পারে “Cancelling My Order” অথবা “Cancellation of My Order”। লক্ষ্য করে দেখুন, এই সাবজেক্ট লাইন পড়ে আপনি রাইটারের উদ্দেশ্যটা স্পষ্টভাবে বুঝতে পারছেন। আপনার রিডার হয়তো ইমেইলটা মোবাইলে চেক করবেন। সেক্ষেত্রে আপনি যদি বড়সড় একটা সাবজেক্ট লাইন লিখেন, আপনার রিডার কিন্তু পুরোটা দেখতে পাবেনা ফোনের স্ক্রিনে। তাই উদ্দেশ্য স্পষ্টভাবে বুঝানোর পাশাপাশি সাবজেক্ট লাইনটা ছোটও রাখা উচিত।

Greetings:

প্রফেশনাল ইমেইলের greetings টা ফরমাল হতে হবে।

• যদি আপনি রিডারের জেন্ডার না জানেন তাহলে “Dear Sir/Madam” ইউজ করাটাই সবচেয়ে বেটার অপশন হবে।
• যদি জেন্ডার জানেন তাহলে “Dear Mr. Hasan” লিখতে পারেন তবে বাংলাদেশের কালচারের সাথে এটা বেমানান। আপনি যদি নর্থ আমেরিকার কোনো প্রফেসরের কাছে ইমেইল করে তাহলে উনি এই greetings যতটা সহজভাবে নিবেন, বাংলাদেশের কোনো প্রফেসর অবশ্যই সেভাবে নিবেন না। তাই এটা ব্যবহারে অবশ্যই সতর্ক থাকতে হবে।
• আপনি যদি রিডারের পদবী জানেন তাহলে তা greetings এ এড করতে পারেন। যেমন: “Dear Professor Lee” অথবা “Dear Director Jerry”.
• আপনি যদি রিকমেন্ডেশন লেটার লিখেন অথবা কোনো কোম্পানি, ব্যাংকে মেইল করেন সেক্ষেত্রে “To Whom It May Concern” ব্যবহার করতে পারেন।
• যদি একটা গ্রুপকে এড্রেস করে এনাউন্সমেন্ট মেইল করেন তাহলে ওই গ্রুপের নাম দিয়ে greetings দিতে পারেন। যেমন: “Dear Marketing Group”, “Dear Sales Team”.

Main Text:

এই পার্টে আপনার মেইন ম্যাসেজটা থাকবে।

• অহেতুক বড় ইমেইল লিখবেন না৷ শুধুমাত্র প্রয়োজনীয় কথাগুলো লিখবেন।
• তিন-চার বাক্যের এক-দুইটা প্যারাগ্রাফ করতে পারেন।
• আপনি তিন ভাগে ভাগ করে এই পার্টটা লিখতে পারেন। প্রথম অংশে আপনার পরিচয়, দ্বিতীয় অংশে আপনার ইমেইলের উদ্দেশ্য এবং তৃতীয় অংশে এই পার্টের ক্লোজিং।
• রিডারকে ব্লেইম করবেন না। Perhaps…was incomplete” অথবা “Perhaps I left something out” লিখে সেল্ফ ব্লেমিং করে তারপর কমপ্লেইন ইমেইল লিখবেন।
• এই পার্টের তৃতীয় অংশ অর্থাৎ ক্লোজিং অংশে words of THANKS ইউজ করুন। হয়ত আপনার সমস্যাটি সমাধান করাই রিডারের কাজ কিন্তু সে ধন্যবাদ পেলে এবং ডিরেক্ট ব্লেমিংয়ের শিকার না হলে আরো সুন্দর মানসিকতা নিয়ে আপনার সমস্যাটি সমাধানের চেষ্টা করবে। দিনশেষে কার্যসিদ্ধিই তো আমাদের উদ্দেশ্য, তাইনা?

Closing & Signature:

এটাই শেষ পার্ট এবং এটা শর্ট & সিম্পল রাখতে হবে। আপনি “Regards” অথবা “Best Regards” ব্যবহার করতে পারেন। প্রফেশনাল ইমেইলে এই দুটোতেই হয়ে যাবে।

তারপর নিচে আপনার সিগনেচার দিবেন(নাম)। এর নিচে কনট্যাক্ট নাম্বার। সুতরাং closing এর স্ট্রাকচারটা দাঁড়াবে অনেকটা এরকম-

Mehedi Hasan Khan

Contact Number/ Fax Number

লিখা শেষ হয়ে গেলেই সাথে সাথে সেন্ড করে দিবেন না। অবশ্যই এবং অবশ্যই পুরো লেখাটা আবার পড়ে দেখবেন। গ্রামারটিক্যাল ভুল একদমই করা যাবেনা। Punctuation, Capitalization ঠিক রাখতে হবে।

পাঠক, আজকে এ পর্যন্তই। এতক্ষণ ধৈর্য ধরে লিখাটা পড়ার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। আশা করি এখন আপনি খুব সহজেই একটি Professional Email লিখতে পারবেন।

Additional Resources-

• Punctuation ( https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/566/01/)
• Capitalization (https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/592/01/)