Sponsorship Proposal Letter লেখার আদ্যপ্রান্ত

আমরা অনেকেই কলেজ লাইফে ক্লাব করি। কলেজ লাইফে না করলেও আমরা ভার্সিটিতে কোনো না কোনো ক্লাবের সাথে জড়িত থাকিই। ক্লাবের বিভিন্ন ইভেন্ট পরিচালনা করতে আমাদের স্পন্সর কোম্পানি খুজতে হয়। শুধু যে ছাত্র জীবনে ক্লাবের জন্যই স্পনসর লাগে এমন না৷ কর্মক্ষেত্রেও কখনো কখনো স্পন্সর খুজতে হয় বা স্পন্সর করতে হয় কোনো ইভেন্টে। তাই আমাদের সবারই মোটামুটি ধারনা থাকা উচিৎ কিভাবে একটি  “Sponsorship Proposal Letter”  লিখতে হয়। ছাত্রজীবন থেকেই এসব চর্চা করলে কর্মক্ষেত্রে অল্প সময়েই সফলতার রাস্তা পাওয়া সম্ভব।

একটি Sponsorship Proposal Letter অনেকভাবেই উপস্থাপন করা যায়। MS Word, NotePad, Pdf  ইত্যাদি। কিন্তু PowerPoint এর উপস্থাপনা কৌশলগত দিক থেকে আকর্ষণীয় হয়। তাই কর্পোরেট ওয়াল্ডে সবাই PowerPoint-ই ব্যবহার করতে উৎসাহিত করে।

তাই সবচেয়ে কার্যকর উপায় হচ্ছে Powerpoint এ Presentation আকারে লেখা। মূলত নিম্নোক্ত দিকগুলোর প্রতি যথাযথভাবে লক্ষ্য রাখলেই আপনি একটি সুন্দর ও পরিপাটি Sponsorship Proposal Letter লিখতে পারবেন।

 

★★★ Template Design – Template দেখেই  ইভেন্ট অথরিটির কর্মদক্ষতা সম্পর্কে ধারনা পাওয়া যায়। অনেকটা দিনের শুরু দেখেই পুরো দিনের আবহাওয়া অনুধাবন করার মত। তাই প্রথমেই একটি আকর্ষণীয় Template নকশা করতে হবে। আপনি যদি নকশা করতে না পারেন তাহলেও চিন্তা নাই। অনেক গুলো template নকশা করা অবস্থায়ই থাকে powerpoint-এ। আপনি সেগুলো ব্যবহার করতে পারেন। এছাড়া ইন্টারনেটে খুজলে অনেক ধরনের template পাওয়া যাবে, যার কিছু কিছু ফ্রি থাকে আবার কিছু পেইড template ও থাকে। Built in template গুলো ব্যবহার না করাই বাঞ্চনীয়। ★★★

 

Powerpoint File-এ যা যা উল্লেখ করা প্রয়োজন –

১। Target A Potential Company – ইভেন্টের সাথে সাদৃশ্যপূর্ণ  এমন কোম্পানিকে লক্ষ্য রেখে কাজ করতে হবে। Presentation এর প্রথম পেইজেই তাদের একটা লোগো দেয়া যেতে পারে। এখানে তাদের কোম্পানির মূল উক্তিটি উল্লেখ করা যেতে পারে। তাদের দৃষ্টি আকর্ষণ করতে কোনো উক্তি দেয়া যেতে পারে যাতে তারা মনে করে তাদের কোম্পানির বিষয়ে আপনি বিজ্ঞ। এটা প্রথম ১টা স্লাইডে হবে।

২। Event Details – এখানে আপনার ইভেনটি সম্পর্কে লিখবেন। ইভেন্টের লক্ষ্য এখানে উল্লেখ করতে হবে। এছাড়া কেন ইভেন্টটি করছেন, ইভেন্টের কি কি থাকবে, ইভেন্টে অন্য কোনো স্পনসর ( Food Sponsor, media partner)  এসব যদি আগেই ঠিক হয়ে যায় তাহলে সেসব কোম্পানির লোগো সহ উপরোক্ত বিষয় গুলো উল্লেখ করে দিতে পারেন। এটা সর্বোচ্চ ২টা স্লাইডের মধ্যে শেষ করতে হবে।

৩। What we offers to them – এখানে স্পনসর কোম্পানি কি কি সুবিধা পাবে আমাদের ইভেন্ট থেকে তা উল্লেখ করতে হবে। এক কথায় বলতে গেলে বলতে হয়, কেনো ইভেন্টটি তারা স্পন্সর করবে তা উল্লেখ করতে হবে। যেমন – তাদের কোম্পানির লোগো ইভেন্টের মূল ব্যানারে আমরা ব্যবহার করবো, তারা ইভেন্টে একটি ফ্রি স্টল দেয়ার সুযোগ পাবে।  এছাড়া কলেজ বা ভার্সিটির শিক্ষার্থীদের কাছে তাদের কোনো ম্যাসেজ পৌঁছে দেয়ার প্লাটফর্ম হিসেবে তাদের জন্য ইভেন্টে একটি একক অনুষ্ঠান পরিচালনার সুযোগ করে দেয়া হবে ইত্যাদি। এটা ১টা স্লাইডে শেষ করতে হবে।

৪। Reference – একই কমিটি আগে কোনো ইভেন্ট পরিচালনা করলে সেই ইভেন্টের প্রাসংগিক বিষয় গুলো এখানে উল্লেখ করতে হবে। আগের ইভেন্টগুলোর ছবি, ভিডিও, ইভেন্ট লিংক, ইভেন্টের স্পনসর তালিকা, ইভেন্ট ওয়েবসাইট এড্রেস, সামাজিক যোগাযোগ মাধ্যমে করা ইভেন্ট সংক্রান্ত সবকিছুই এখানে দেয়া যাবে। এটার জন্য ২টা স্লাইডের বেশি নেয়া অনুচিত।

৫। Result – উক্ত কোম্পানিটি ইভেন্ট স্পন্সর হলে তারা কোন কোন ব্যাপারে উপকৃত হবে তা উল্লেখ করতে হবে। এখানে সব ভবিষ্যৎবাচক বাক্য ব্যবহার করতে হবে। বাক্য গুলো এমন হবে যে ইভেন্ট শেষ হওয়ার পর পর্যবেক্ষণ করা হচ্ছে যে কোম্পানি এসব দিকে উপকৃত হয়েছে। যেমন কোম্পানির ম্যাসেজ এত সংখ্যক মানুষের মাঝে পৌঁছে গেছে, ইভেন্টের এত সংখ্যক দর্শক ছিলো,  তাদের স্টল থেকে এত এমাউন্টে এত গুলো জিনিস বিক্র‍য় হয়েছে ইত্যাদি। এটা ১টা স্লাইডের মাঝে  রাখা উচিৎ।

৬। Commercial Proposal – এটাই আসলে Sposorship Proposal Letter এর মূল প্রতিপাদ্য বিষয়। এখানে থাকবে ইভেন্ট অথরিটি কি কি সুবিধা চাচ্ছে স্পন্সর কোম্পানি থেকে। এটার উপরই নির্ভর করে আপনার ইভেন্টে তারা স্পন্সর হবে কি না। তাই এই বিষয়ের উপরই মূলত জোর দেয়া উচিৎ। এখানে পয়েন্টগুলো এমন ভাবে সাজাতে হবে যেনো তারা সবগুলো পয়েন্ট না মানলেও পরবর্তীতে ইভেন্ট অথরিটির সাথে যোগাযোগে উৎসাহিত হয়। এখানে ভাষাগত দিকেও লক্ষ্য রাখতে হবে। বাক্যগুলো ইংরেজিতে Imperative Sentence এ লিখতে পারলে ভালো। ১টা স্লাইড ব্যবহার করে শেষ করা উচিৎ এবং যথাসম্ভব আকর্ষণীয় করে তুলতে হবে।

৭। A Massage from The Head of Admin Team – এখানে এডমিন টিমের দলনেতার একটি ম্যাসেজ থাকবে। ইভেন্ট সংক্রান্ত যেকোনো ম্যাসেজ দেয়া যাবে। এখানে যোগাযোগ সম্ভব এমন সব মাধ্যম উল্লেখ করতে হবে। মূলত মেইল এড্রেস আর মোবাইল নাম্বার দিলেই হবে এখানে। এটাও ১টা স্লাইডে শেষ করা উচিৎ।

সব শেষে ইচ্ছে করলে ধন্যবাদ সূচক কোনো উক্তি  শেষ স্লাইডে উল্লেখ করে file-টি শেষ করা যাবে।

Sponsor Proposal Letter-টি মূলত  ৮-১০টি স্লাইডের মধ্যে শেষ করা উচিৎ। উপরোক্ত দিকগুলো To the point – এ উল্লেখ করলেই হবে। বেশি বড় করলে অনেক সময় কোম্পানি গুলো পড়ে দেখতে অনুৎসাহিত হয়। স্লাইডের Background Colour ব্যবহারের ব্যাপারে চিন্তাশীল হতে হবে। কোনো বর্ণনা বিষয়ক প্যারা দিতে অনুৎসাহিত করা হলো।

এরপর একটি ছোট্ট মেইল লিখে PowerPoint file-টা সংযুক্ত করে পাঠিয়ে দিতে হবে। এভাবেই একটি Potential Sponsorship Proposal Letter লেখা যায়।