পেশাদারী ইমেইল লিখার কার্যকরী উপায়

আগেকার যুগে মানুষ কবুতরের মাধ্যমে চিঠি পাঠাত। ক্রমে সে জায়গা দখল করে নিল ডাক যোগাযোগ ব্যবস্থা। সে সময় চিঠির জন্য মানুষ অপেক্ষা করত দিনের পর দিন,মাসের পর মাস। তথ্য প্রযুক্তির কল্যাণের সাথে সাথে মানুষকে এখন আর চিঠির জন্য প্রহর গুণতে হয় না। ই মেইল বা “ইলেক্ট্রনিক মেইল” এর কল্যাণে মুহূর্তের মধ্যেই চিঠির আদান প্রদান সম্ভবপর হয়েছে। বর্তমানে প্রায় সকল ব্যবসায়িক ক্ষেত্রে , অফিসিয়াল কাজকর্মে  ইমেইল ই হচ্ছে যোগাযোগের প্রধান মাধ্যম। এই “ইলেক্ট্রনিক চিঠি” পাঠাতে যেয়ে আমরা প্রায়ই অনেক জটিলতার সম্মুখীন হই। প্রফেশনালি এই ই মেইল ব্যবহারের জন্য আমাদের কিছু বিষয় অবশ্যই জেনে নিতে হবে।

** ই মেইল এর চারটি মূল অংশ :

১)বিষয় (Subject Line)
২)সম্ভাষণ(Greeting)
৩)প্রকৃত পাঠ্যাংশ (The Email Text)
৪)শেষ অংশ (Closing)

*বিষয় (Subject Line) :
মনে রাখতে হবে একজন বড় ব্যবসায়ী,সিইও প্রতিদিন গড়ে ৮০-৯০ টা মেইল পেয়ে থাকেন । কিন্ত এর মধ্যে বেশিরভাগ মেইল ই তারা খুলেও দেখেন না। বেশির ভাগ মেইল ই খুলা হবে কি হবে না তা নির্ধারণ করা হয় শুধুমাত্র Subject Line দেখেই। তাই যে কোন ই মেইল এ Subject Line এর গুরুত্ব অনেক। ৪০% মানুষ ই মোবাইল এ মেইল চেক করেন।আর মোবাইলে Subject Line এর ৫-৭ টা শব্দ দেখা যায়। সুতরাং, Subject Line টা ৫-৭ শব্দের মধ্যেই হওয়া ভালো।যেহেতু Subject Line দেখেই মেইল খুলা হবে কি হবে না নির্ধারণ করা হয়,সেজন্য প্রাপকের কাছে অবশ্যই সংক্ষিপ্ত আকারে পরিষ্কার ভাষায় এবং সরাসরি বাক্যে Subject Line উপস্থাপন করতে হবে। Subject Line লিখার সময় দুটি বিষয় এর উপর নজর রাখা লাগবে। (১) প্রাপক যাতে Subject Line টা পড়েই বুঝতে পারে মেইল টা কিসের ব্যাপারে এবং (২) কেন মেইল টা তার জন্য গুরুত্বপূর্ণ। এই দুটো প্রশ্নের উত্তর ঠিকভাবে দিতে পারলেই সেই Subject Line টা হবে পূর্ণাঙ্গ।কিছু উদাহরণ দেয়া যাক-
১) জব অ্যাপ্লিকেশন মেইল এর Subject Line :Job Applicant- Muaz Bin Ali,B.Sc
২)কারো সাথে নতুন প্রজেক্ট এর ব্যাপারে সাক্ষাৎ এর Subject Line:Requesting a Meeting for New Project
৩) সাক্ষাৎ বাতিল করলে Subject Line: Cancelling 11 AM Meeting on Monday

*সম্ভাষণ(Greeting) :
পরিচিত প্রায় সকলকে এভাবে সম্ভাষণ করা যায়-Dear Mr. Arif
যদি তার পদবী জানা থাকে,তবে সেটা দিয়ে সম্ভাষণ করলে আরো ভালো।যেমন: Dear Professor Arif / Dear Director Rob
যদি শুধুমাত্র লিঙ্গই জানা থাকে সেক্ষেত্রে – Dear Sir / Dear Madam
কোন প্রতিষ্ঠান বা ব্যাংক এর উদ্দেশ্যে মেইল করলে সেক্ষেত্রে সম্ভাষণ: To Whom It May Concern
কোন গ্রুপকে সম্ভাষণ এর ক্ষেত্রে:Dear Members of the committee / Dear Marketing Group / Dear Sales Team

*প্রকৃত পাঠ্যাংশ (The Email Text):
Email Text এর স্বরুপ এমন হবে যে, যত কম শব্দে পাঠককে পরিষ্কারভাবে বুঝানো যায়। Email Text তিনটি অপরিহার্য বিষয়ের উপর ভিত্তি করে লিখা উচিত।
১)সূচনা (Introduction part)
২)অগ্রগতি (Development part)
৩)উপসংহার (Conclusion)

প্রত্যেকটির পরিচিতি বৃত্তান্ত:

১)সূচনা(Introduction part):
এখানে পাঠককে তুলে ধরতে হবে লেখক এর পরিচয় এবং সে কি বিষয়ে মেইল টা করছে। দুটি বাক্যের মধ্যেই Introduction part শেষ হওয়া উত্তম। যেমন:
I am Muaz Bin Ali, and I am the general manager at Sinha Group and Company.I am delighted to inform you that we are now offering a 30% discount in our entire inventory.

২)অগ্রগতি (Development part):
এই অংশে মূলত যে উদ্দেশ্যে মেইল করা হয়েছে তা স্বল্প বাক্যের মধ্যেই পরিষ্কারভাবে বর্ণনা করতে হবে।

৩)উপসংহার (Conclusion) :
এই অংশে মূলত এক বাক্যেই পাঠককে সমাদর করে কোন বাক্য বলতে হবে যাতে পাঠক প্রেরকের প্রতি ভালো মনোভাব পোষণ করে।যেমন:
Thank you for your interest in our catalogs / I hope to hear back from you soon / I wish you more success with your new project

Email Text এ কিছু বিষয়ে খুব সচেতন থাকতে হবে।যেমন:
১)ভাষা খুব নম্র হতে হবে।যেমন:Could you please meet me at 3 PM? Would you mind sending me your resume?
২)Passive voice ব্যবহার করা যাবে না।
৩)বিরাম চিহ্ন ও বড় হাতের অক্ষর(Capitalization) এর ব্যাপারে সচেতন থাকতে হবে।
৪) Contraction (can’t,couldn’t, wouldn’t) ব্যবহার করা যাবে না। সম্পূর্ণ শব্দ লিখতে হবে।
৫) দুটি প্যারার মধ্যেই Email Text শেষ করা উত্তম এবং প্রতিটি প্যারা ৩-৪ বাক্যেই শেষ করতে হবে।

*শেষ অংশ (Closing):
ইমেইল এর সর্বশেষ ধাপ হচ্ছে “Closing”. এই অংশে Regards/Best Regards কথাটা ব্যবহার করতে হবে এবং তার সাথে স্বাক্ষর দিতে হবে।যোগাযোগের অন্য মাধ্যম (ফোন/ফ্যাক্স) যুক্ত করতে হলে এই অংশে যুক্ত করতে হবে।যেমন:
Best Regards,
Muaz Bin Ali
Phnone: 017xxxxxxxx

***ইমেইল সম্পর্কিত আরো কিছু তথ্য:
১)একজনকেই মেইল পাঠাতে হলে “To:”অপশান এ যে মেইল আইডি দেয়া হয়,তার কাছেই মেইল টা যাবে।
২)”Cc:”মানে Carbon Copy. “To:” অপশান এ একজনের মেইল আইডি লিখে এর পর “Cc:”অপশান এ যে মেইল আইডি দেয়া হবে,একই মেইল তার কাছেও যাবে এবং দুজনই দুজনকে দেখতে পাবে।
৩)”Bcc:” মানে Blind Carbon Copy.কখনো কোন একই মেইল একসাথে অনেকজনকে পাঠাতে হলে এটা ব্যবহার হয়।”Cc” অপশান এ যেমন যার যার কাছে মেইলটি পাঠানো হয়েছে,সবাই সবাইকে দেখতে পায়, “Bcc” এ এই ব্যাপারটা গোপন থাকবে। যেমন:একটি এভেন্ট এর ব্যাপারে ৩০ জন অতিথিকে নিমন্ত্রণ করতে হল। সেক্ষেত্রে Bcc ব্যবহার হবে।একজনের মেইল আইডি তার অনুমতি ব্যতীত কোন প্রয়োজন ছাড়া অন্য কাউকে দেয়া উচিত নয়।”Cc”ব্যবহার করলে
সবাই সবার আইডি জেনে যেত। কিন্তু “Bcc” এ এই বিষয়টি গোপন থাকে। সেজন্য অনেকজনকে একসাথে একই মেইল দিতে হলে “Bcc” ব্যবহার করতে হবে।